Sie bekommen ein Protokoll
So wie es eine Kollegin auch geschrieben hätte: Ergebnisse, Entscheidungen, Aufgaben. Im fertigen Dokument stehen keine einzelnen Äußerungen und keine Zuordnung von Sätzen zu Personen.
Datenschutz und Prüfung
Was mit dem Gesprochenen passiert
Eine Aufnahme im Besprechungsraum wirft berechtigte Fragen auf. Auf dieser Seite beantworten wir sie ohne Umschweife — auch die unangenehmen. Sie ist für alle gedacht, die vor einer Einführung genau hinsehen müssen: Datenschutzbeauftragte, IT, Personalrat.
Die Aufnahme ist vorübergehend
Sie existiert, damit Sie das Protokoll prüfen können. Mit der Freigabe wird sie gelöscht. Es entsteht kein durchsuchbares Archiv Ihrer Besprechungen.
Ein Mensch gibt frei
Was die Meeting-Eule schreibt, ist ein Entwurf. Erst wenn eine verantwortliche Person geprüft und freigegeben hat, ist es ein Protokoll. Diese Reihenfolge lässt sich nicht abkürzen.
Bewusste Grenzen
Was die Meeting-Eule nicht kann — und nicht können soll
Manche Funktionen wären technisch machbar. Wir bauen sie nicht ein, weil sie Vertrauen kosten würden. Das ist eine Produktentscheidung, keine offene Aufgabe auf unserer Liste.
- Keine Auswertung von Redeanteilen. Wer wie viel gesprochen hat, wird nicht gemessen und nicht angezeigt.
- Keine Stimmungs- oder Emotionserkennung. Am Arbeitsplatz hat so etwas nichts verloren.
- Keine automatische Stimmerkennung von Personen. Eine Stimme eindeutig einer Person zuzuordnen wäre ein biometrisches Merkmal. Namen tragen Sie beim Prüfen selbst ein, wenn Sie möchten.
- Keine Bewertung von Mitarbeitenden. Die Meeting-Eule liefert keine Grundlage für Personalentscheidungen.
- Kein durchsuchbares Gedächtnis über alle Besprechungen. Wenn sich mehrere Personen ein Gerät teilen, sieht niemand die früheren Sitzungen der anderen.
- Keine Patientendokumentation. Für Besprechungen mit Gesundheitsdaten ist die Meeting-Eule nicht vorgesehen.
Häufige Fragen
Was uns Datenschutzbeauftragte fragen
Diese Fragen kommen fast immer — meist von der IT, dem Qualitätsmanagement oder dem Personalrat.
Muss jeder einzeln zustimmen?
Nein. Die Person, die die Besprechung leitet, fragt in die Runde und bestätigt am Bildschirm, dass alle einverstanden sind. Wir halten das bewusst so: Nicht jeder hat ein Diensthandy, und in vielen Häusern sind private Geräte im Dienst gar nicht erlaubt. Wenn jemand nicht möchte, wird wie gewohnt von Hand protokolliert.
Kann man später nachlesen, wer was gesagt hat?
Nein. Sie bekommen das Ergebnisprotokoll, nicht die einzelnen Äußerungen. Während der Prüfung können Sie bei einer unklaren Stelle kurz nachsehen, worauf sich der Entwurf stützt — das ist zum Korrigieren gedacht. Sobald Sie freigeben, ist diese Möglichkeit weg, weil die Aufnahme gelöscht wird.
Wird ausgewertet, wer wie viel redet?
Nein. Es gibt keine Auswertung von Redeanteilen, keine Hinweise auf stille oder dominante Personen und keine Stimmungsanalyse. Das ist keine Einstellung, die man umlegen kann — wir bauen es nicht ein. Die Meeting-Eule ist kein Werkzeug zur Beurteilung von Mitarbeitenden.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Auf Servern in Europa. Wir arbeiten mit europäischen Anbietern für die Spracherkennung und die Textverarbeitung. Ihre Aufnahmen und Protokolle werden nicht dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren. Welche Anbieter wir konkret einsetzen, legen wir Ihnen vor dem Test offen — einschließlich der Auftragsverarbeitungsverträge.
Wann genau wird gelöscht?
Die Aufnahme bleibt so lange verfügbar, wie Sie sie zum Prüfen brauchen. Mit Ihrer Freigabe wird sie gelöscht. Was bleibt, ist das Protokoll, das Sie selbst gespeichert haben. Für den Fall, dass eine Besprechung abgebrochen wird oder niemand freigibt, vereinbaren wir mit Ihnen eine feste Frist.
Darf ich das für Patientenbesprechungen nutzen?
Nein, und das ist Absicht. Die Meeting-Eule ist für administrative Besprechungen gedacht — Dienstrunden, Leitungssitzungen, Mitarbeitergespräche, Qualitätszirkel. Sobald Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten im Spiel sind, gelten deutlich strengere Regeln. Diese Grenze halten wir ein, statt sie zu verwischen.
Was muss unsere IT dafür freigeben?
So wenig wie möglich. Die Meeting-Eule läuft im Browser. Wir greifen nicht auf Ihre Laufwerke zu, richten keine Verteilerlisten ein und verbinden uns nicht mit Ihren Fachsystemen. Sie speichern das fertige Protokoll selbst dort ab, wo es hingehört. Das hält die Prüfung durch Ihre IT und Ihren Datenschutzbeauftragten überschaubar.
Was ist mit dem Betriebs- oder Personalrat?
Sprechen Sie früh mit ihm — das empfehlen wir ausdrücklich. Aufzeichnungen im Arbeitsumfeld sind mitbestimmungsrelevant. Wir stellen Ihnen die Unterlagen zur Verfügung, die dafür gebraucht werden: was verarbeitet wird, wo, wie lange, und was ausdrücklich nicht stattfindet.
In eigener Sache
Warum wir hier nicht „hundertprozentig sicher“ schreiben
Sie werden auf dieser Seite keinen Satz finden, der pauschal vollständige Rechtssicherheit verspricht. Das hat einen Grund: Ob eine Aufnahme in Ihrem Haus zulässig ist, hängt nicht allein an unserer Technik. Es hängt an Ihrem Einsatzzweck, an der Beteiligung Ihres Personalrats und an Ihrer eigenen Datenschutzprüfung.
Was wir liefern können, ist die Grundlage dafür: eine klare Beschreibung der Datenflüsse, die Verträge zur Auftragsverarbeitung, die Angaben zu unseren Dienstleistern, das Löschkonzept und die technischen Schutzmaßnahmen. Damit kann Ihr Datenschutzbeauftragter arbeiten.
Wir halten das für ehrlicher, als Ihnen ein Siegel auf die Startseite zu setzen.
Unterlagen für Ihre Prüfung
Schreiben Sie uns, was Ihr Datenschutzbeauftragter braucht. Wir schicken die Unterlagen zu, bevor Sie irgendetwas ausprobieren.